Interactive Voice Response (IVR) eller auto attendant er et effektivt redskab til håndtering af indkommende opkald ved automatisk at dirigere samtalsparterne til det korrekte destination baseret på deres menuvalg. Ved konfiguration af en IVR i 3CX kan du forbedre kundeservice og reducere belastningen på din personale.

1. Hvad er IVR og hvorfor bruge det

IVR står for Interactive Voice Response og er et system, der gør det muligt at kommunikere mellem en person og en computer via talekommandoer eller tastaturindtastninger på telefonen. Det bruges ofte til at oprette automatiserede menuvalg, der kan dirigere opkald til forskellige afdelinger, sælgere eller informations sider.

2. Optag eller upload hilsen (WAV/MP3)

  1. Trin 1: Forbered dit meddelelse

    For at oprette en professionel hilsen, overvej at bruge et kort og præcist meddelelse, der informerer samtalspart om det de kan forvente.

  2. Trin 2: Optag eller upload filen

    Brug en taleoptager eller et program som Audacity til at optage dit meddelelse. Gem filen i WAV- eller MP3-format.

3. Opret Digital Receptionist i 3CX-administration

  1. Trin 1: Log ind på 3CX Management Console

    Gå til din webbrowser og log ind på 3CX Management Console med dine administratoroplysninger.

  2. Trin 2: Navigér til Digital Receptionist

    I venstre menu, klik på Digital Receptionist.

  3. Trin 3: Opret en ny Digital Receptionist

    Klik på knappen Tilføj for at oprette en ny Digital Receptionist og udfyld de nødvendige oplysninger.

4. Konfigurer menuvalg (Tryk 1 for support, 2 for salg)

  1. Trin 1: Definer menuvalg

    I Digital Receptionist-indstillingerne, definer de menuvalg du ønsker at have. For eksempel kan du oprette valg for support og salg.

  2. Trin 2: Forbind menuvalg til destinationsnumre

    For hvert menuvalg, forbind det til et specifikt destinationsnummer eller kø, hvor opkaldene skal dirigeres.

5. Forbind DID-nummer fra Internetport til IVR

  1. Trin 1: Hent DID-oplysninger fra Internetport

    Gå til Internetport Customer Portal, navigér til Mina Tjenester, og hent DID-nummeroplysningerne.

  2. Trin 2: Konfigurer DID i 3CX

    I 3CX Management Console, gå til Telefonnumre, klik på Tilføj, og indtast DID-nummeret fra Internetport.

  3. Trin 3: Forbind DID til Digital Receptionist

    Vælg det nyligt oprettede DID-nummer og under destinationsnummerindstillingerne, vælg den Digital Receptionist du tidligere har oprettet.

6. Test IVR med indkommende testopkald

  1. Trin 1: Ring DID-nummeret

    Ring DID-nummeret du har forbindt til Digital Receptionist for at teste, om systemet fungerer som forventet.

  2. Trin 2: Verificér menuvalg og routing

    Tjek, at hilsenen afspilles korrekt og at menuvalgene dirigerer opkald til de rigtige destinationer.

Fælles problemer

  • Opkald ender på forkert sted: Tjek, at DID-nummeret er korrekt konfigureret i 3CX og at menuvalgene er korrekt forbinde til de rigtige destinationsnumre.
  • Optagelsen afspilles ikke: Sørg for, at optagelsen er i WAV- eller MP3-format og at filstørrelsen ikke overstiger maksimalgrænsen understøttet af 3CX. Tjek også, at filen er uploadet korrekt.

For yderligere hjælp, kontakt Internetport support.