Interactive Voice Response (IVR) oder Auto Attendant ist eine effektive Methode zur Verwaltung von eingehenden Anrufen durch automatisches Weiterleiten der Anrufer an die richtige Zielstelle basierend auf ihren Menüauswahlen. Durch die Konfiguration eines IVRs in 3CX können Sie den Kundenservice verbessern und die Last für Ihr Team reduzieren.

1. Was ist IVR und warum verwenden es

IVR steht für Interactive Voice Response und bezeichnet ein System, das Kommunikation zwischen einer Person und einem Computer über Sprachbefehle oder Tasteneingaben am Telefon ermöglicht. Es wird oft verwendet, um automatisierte Menüauswahlen zu erstellen, die Anrufe an verschiedene Abteilungen, Verkäufer oder Informationsseiten weiterleiten können.

2. Grußnachricht aufnehmen oder hochladen (WAV/MP3)

  1. Schritt 1: Ihre Nachricht vorbereiten

    Um eine professionelle Grußnachricht zu erstellen, sollten Sie eine kurze und klare Nachricht verwenden, die dem Anrufer mitteilt, was er erwarten kann.

  2. Schritt 2: Aufnahme oder Hochladen der Datei

    Verwenden Sie einen Sprachaufnahmegerät oder ein Programm wie Audacity, um Ihre Nachricht aufzunehmen. Speichern Sie die Datei im WAV- oder MP3-Format.

3. Digital Receptionist in der 3CX Verwaltungskonsole erstellen

  1. Schritt 1: Melden Sie sich bei der 3CX Verwaltungskonsole an

    Gehen Sie zu Ihrem Webbrowser und melden Sie sich mit Ihren Administratoranmeldeinformationen bei der 3CX Verwaltungskonsole an.

  2. Schritt 2: Navigieren Sie zu Digital Receptionist

    Klicken Sie im linken Menü auf Digital Receptionist.

  3. Schritt 3: Erstellen Sie einen neuen Digital Receptionist

    Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um einen neuen Digital Receptionist zu erstellen, und geben Sie die notwendigen Informationen ein.

4. Menüoptionen konfigurieren (Drücken Sie 1 für Support, 2 für Verkauf)

  1. Schritt 1: Menüoptionen definieren

    In den Einstellungen des Digital Receptionists definieren Sie die gewünschten Menüoptionen. Zum Beispiel können Sie Optionen für Support und Verkauf erstellen.

  2. Schritt 2: Menüoptionen an Zielnummern verbinden

    Für jede Menüoption binden Sie sie an eine spezifische Zielnummer oder Warteschlange, an die Anrufe weitergeleitet werden sollen.

5. DID-Nummer von Internetport mit IVR verbinden

  1. Schritt 1: DID-Informationen von Internetport abrufen

    Gehen Sie zum Internetport Kundenportal, navigieren Sie zu Meine Dienstleistungen, und rufen Sie die DID-Nummerinformationen ab.

  2. Schritt 2: DID in 3CX konfigurieren

    Gehen Sie in der 3CX Verwaltungskonsole zu Telefonnummern, klicken Sie auf Hinzufügen und geben Sie die DID-Nummer von Internetport ein.

  3. Schritt 3: DID mit Digital Receptionist verbinden

    Wählen Sie die soeben erstellte DID-Nummer aus und wählen Sie unter den Einstellungen für die Zielnummer den zuvor erstellten Digital Receptionist.

6. IVR mit Testanrufen testen

  1. Schritt 1: Rufen Sie die DID-Nummer an

    Rufen Sie die DID-Nummer auf, die Sie mit dem Digital Receptionist verbunden haben, um zu überprüfen, ob das System wie erwartet funktioniert.

  2. Schritt 2: Menüoptionen und Weiterleitung überprüfen

    Überprüfen Sie, dass die Grußnachricht korrekt abgespielt wird und dass die Menüoptionen Anrufe an die richtigen Zielstellen weiterleiten.

Häufige Probleme

  • Anrufe landen am falschen Ort: Überprüfen Sie, ob die DID-Nummer in 3CX korrekt konfiguriert ist und ob die Menüoptionen an die richtigen Zielnummern verbunden sind.
  • Aufnahme wird nicht abgespielt: Stellen Sie sicher, dass die Aufnahme im WAV- oder MP3-Format vorliegt und dass die Dateigröße die maximal unterstützten Grenzen von 3CX nicht überschreitet. Überprüfen Sie auch, ob die Datei korrekt hochgeladen wurde.

Für weitere Hilfe wenden Sie sich an Internetport Support.