Interaktiv Røytet Svar (IVR) eller automatisk mottak er en effektiv måte å håndtere innkommende samtaler ved å automatisk dirigere kallende til riktig destinasjon basert på deres menyvalg. Ved å konfigurere en IVR i 3CX, kan du forbedre kundetjenesten og redusere byrden på personell.

1. Hva er IVR og hvorfor bruke det

IVR står for Interaktiv Røytet Svar og er et system som gjør kommunikasjon mellom en person og en datamaskin mulig gjennom talekommandoer eller tastetrykk på telefonen. Det brukes ofte til å opprette automatiserte menyvalg som kan dirigere samtaler til forskjellige avdelinger, salgsrepresentanter eller informasjonssider.

2. Opprett eller last opp hilsen (WAV/MP3)

  1. Trinn 1: Forbered meldingen din

    For å opprette en professionell hilsen, overvei å bruke en kort og klar melding som informerer kallende om hva de kan forvente.

  2. Trinn 2: Opprett eller last opp filen

    Bruk et taleopptakssystem eller et program som Audacity til å tape meldingen din. Lagre fila i WAV- eller MP3-format.

3. Opprett Digital Receptionist i 3CX-administrasjon

  1. Trinn 1: Logg inn på 3CX Management Console

    Gå til din nettleser og logg inn på 3CX Management Console med dine administratorrettigheter.

  2. Trinn 2: Naviger til Digital Receptionist

    I venstremenyen, klikk på Digital Receptionist.

  3. Trinn 3: Opprett en ny Digital Receptionist

    Klikk på knappen Add for å opprette en ny Digital Receptionist og fyll inn nødvendig informasjon.

4. Konfigurer menyvalg (Trykk 1 for support, 2 for salg)

  1. Trinn 1: Definer menyvalg

    I Digital Receptionist-innstillingene, definer de menyvalgene du ønsker å ha. For eksempel kan du opprette valg for support og salg.

  2. Trinn 2: Koble menyvalg til destinasjonsnummer

    For hvert menyvalg, koble det til et spesifikt destinasjonsnummer eller kø hvor samtaler skal rettes.

5. Koble DID-nummer fra Internetport til IVR

  1. Trinn 1: Hent DID-informasjon fra Internetport

    Gå til Internetport Customer Portal, naviger til Mine Tjenester, og hent DID-nummerinformasjonen.

  2. Trinn 2: Konfigurer DID i 3CX

    I 3CX Management Console, gå til Telefonnummer, klikk på Add, og skriv inn DID-nummeret fra Internetport.

  3. Trinn 3: Koble DID til Digital Receptionist

    Velg det nylig opprettede DID-nummeret og under destinasjonsnummer-innstillingene, velg den Digital Receptionist du opprettet tidligere.

6. Test IVR med innkommende testkall

  1. Trinn 1: Ring DID-nummeret

    Ring DID-nummeret du koblet til Digital Receptionist for å teste om systemet fungerer som forventet.

  2. Trinn 2: Verifiser menyvalg og ruting

    Sjekk at hilsen spilles korrekt og at menyvalgene retter samtaler til de riktige destinasjonene.

Felles problemer

  • Kall ender opp på feil sted: Sjekk at DID-nummeret er konfigurert korrekt i 3CX og at menyvalgene er korrekt koblet til de riktige destinasjonsnummerene.
  • Tapeopptak spilles ikke av: Sørg for at opptaket er i WAV- eller MP3-format og at filstørrelsen ikke overstiger maksimalgrensen som 3CX støtter. Sjekk også at fila har blitt lastet opp korrekt.

For mer hjelp, kontakt Internetport support.