Interaktiv röstmeny (IVR) eller auto attendant är ett effektivt sätt att hantera inkommande samtal genom att automatiskt dirigera anropare till rätt destination baserat på deras menyval. Genom att konfigurera en IVR i 3CX kan du förbättra kundservice och minska belastningen på ditt personalteam.

1. Vad är IVR och varför använda det

IVR står för Interactive Voice Response och är ett system som möjliggör kommunikation mellan en människa och en dator via röstkommandon eller tangenttryck på telefonen. Det används ofta för att skapa automatiska menyval som kan dirigera samtal till olika avdelningar, säljare eller informationssidor.

2. Spela in eller ladda upp välkomsthälsning (WAV/MP3)

  1. Steg 1: Förbered ditt meddelande

    För att skapa en professionell välkomsthälsning bör du överväga att använda ett kort och tydligt meddelande som informerar anroparen om vad de kan förvänta sig.

  2. Steg 2: Spela in eller ladda upp filen

    Använd en ljudinspelare eller ett program som Audacity för att spela in ditt meddelande. Spara filen i WAV- eller MP3-format.

3. Skapa Digital Receptionist i 3CX admin

  1. Steg 1: Logga in på 3CX Management Console

    Gå till din webbläsare och logga in på 3CX Management Console med dina administratörsuppgifter.

  2. Steg 2: Navigera till Digital Receptionist

    I den vänstra menyn, klicka på Digital Receptionist.

  3. Steg 3: Skapa en ny Digital Receptionist

    Klicka på knappen Lägg till för att skapa en ny Digital Receptionist och fyll i de nödvändiga uppgifterna.

4. Konfigurera menyval (Tryck 1 för support, 2 för försäljning)

  1. Steg 1: Definiera menyval

    I Digital Receptionist-inställningarna, definiera de menyval som du vill ha. Till exempel kan du skapa val för support och försäljning.

  2. Steg 2: Koppla menyval till destinationsnummer

    För varje menyval, koppla det till ett specifikt destinationsnummer eller en kö där anropen ska dirigeras.

5. Koppla DID-nummer från Internetport till IVR

  1. Steg 1: Hämta DID-uppgifter från Internetport

    Gå till Internetport Kundportal, navigera till Mina tjanster och hämta DID-nummeruppgifterna.

  2. Steg 2: Konfigurera DID i 3CX

    I 3CX Management Console, gå till Telefonnummer, klicka på Lägg till och ange DID-numret från Internetport.

  3. Steg 3: Koppla DID till Digital Receptionist

    Välj det nyligen skapade DID-numret och under inställningarna för destinationsnummer, välj den Digital Receptionist du tidigare skapat.

6. Testa IVR med inkommande testsamtal

  1. Steg 1: Anropa DID-numret

    Anropa det DID-nummer du kopplat till Digital Receptionist för att testa om systemet fungerar som förväntat.

  2. Steg 2: Verifiera menyval och riktning

    Kontrollera att välkomsthälsningen spelas upp korrekt och att menyvalen dirigerar anrop till rätt destinationer.

Vanliga problem

  • Samtal hamnar fel: Kontrollera att DID-numret är korrekt konfigurerat i 3CX och att menyvalen är korrekt kopplade till rätt destinationsnummer.
  • Inspelning hörs inte: Se till att inspelningen är i WAV- eller MP3-format och att filstorleken inte överstiger de maximala gränserna som stöds av 3CX. Kontrollera också att filen har laddats upp korrekt.

För mer hjälp, kontakta Internetport support.