Interactive Voice Response (IVR) tai automaattinen vastaanottaja on tehokas tapa käsitellä sisääntulevia soittoja ohjautamalla kutsuttajat oikeisiin kohteisiin valintojen perusteella. IVR:n määrittelyssä 3CX:ssä voit parantaa asiakaspalvelua ja vähentää henkilöstösi työmäärää.

1. Miten IVR toimii ja miksi sitä käytetään

IVR tarkoittaa Interactive Voice Responsea, joka on järjestelmä, joka mahdollistaa kommunikaation ihmisen ja tietokoneen välillä äänikomennosten tai puhelinnopeuttain syötysten kautta. Se käytetään usein automatisoidun valikkovalintojen luomiseen, jotka voivat ohjata soitot eri osastoille, myyjiin tai tietosivuille.

2. Tarkista tai lataa tervehdys (WAV/MP3)

  1. Vaihe 1: Valmistele viestisi

    Luo ammattimaisesti tervetullevalle viestille lyhyt ja selkeä viesti, joka kertoo kutsuttajalle, mitä he voivat odottaa.

  2. Vaihe 2: Tarkista tai lataa tiedosto

    Käytä äänitäyttöä tai ohjelmaa kuten Audacity tarkistamaan viestisi. Tallenna tiedosto WAV- tai MP3-muodossa.

3. Luo digitaalinen vastaanottaja 3CX:n hallintakonsolissa

  1. Vaihe 1: Kirjaudu sisään 3CX Management Consoleen

    Mene verkkoselaimellaan ja kirjaudu sisään 3CX Management Consoleen hallintatunnustesi avulla.

  2. Vaihe 2: Siirry digitaaliseen vastaanottajaan

    Vasemmasta valikosta napsauta Digital Receptionist.

  3. Vaihe 3: Luo uusi digitaalinen vastaanottaja

    Napsauta Add-painiketta luodaksesi uuden digitaalisen vastaanottajan ja täytä tarvittavat tiedot.

4. Määrittele valikkovalinnat (Paina 1 tukeelle, 2 myyntille)

  1. Vaihe 1: Määrittele valikkovalinnat

    Digitaalisen vastaanottajan asetuksissa määrittele haluamasi valikkovalinnat. Voit esimerkiksi luoda tukeen ja myyntiin liittyviä valintoja.

  2. Vaihe 2: Yhdistä valikkovalinnat kohde numeroihin

    Jokaiselle valikkovalinnalle yhdistä se kohteenumeroon tai jonoon, jonne soitot ohjautuvat.

5. Yhdistä DID-numero Internetportista IVR:ään

  1. Vaihe 1: Hae DID-tiedot Internetportilta

    Mene Internetport Customer Portaliin, siirry My Services -osioon ja hae DID-numeron tiedot.

  2. Vaihe 2: Määrittele DID 3CX:ssä

    3CX Management Consolessa mene Phone Numbers-osiin, napsauta Add-painiketta ja syötä Internetportilta saatun DID-numeron.

  3. Vaihe 3: Yhdistä DID digitaaliseen vastaanottajaan

    Valitse hiljattain luomasi DID-numero ja kohdenumeron asetuksissa valitse aiemmin luomasi digitaalinen vastaanottaja.

6. Testaa IVR sisääntulevien testisoittojen avulla

  1. Vaihe 1: Soita DID-numeroon

    Soita DID-numeroon, jota olet yhdistänyt digitaaliseen vastaanottajaan, testaaksesi toiminnallisuuden.

  2. Vaihe 2: Varmista valikkovalinnat ja ohjaus

    Tarkista, että tervehdys soi oikein ja että valikkovalinnat ohjaavat soitot oikeisiin kohteisiin.

Yleiset ongelmat

  • Puhelut päättyvät väärään paikkaan: Tarkista, että DID-numero on määritelty oikein 3CX:ssä ja että valikkovalinnat ovat yhdistettyjä oikeisiin kohdenumeroon.
  • Tallennus ei soiteta: Varmista, että tallennus on WAV- tai MP3-muodossa ja että tiedostokoko ei ylitä 3CX:n tuettuja maksimiarvoja. Tarkista myös, että tiedosto on ladattu oikein.

Lisätietoja saat Internetport-tuesta.